Duomenų apsaugos koordinatorius

Kas yra duomenų apsaugos koordinatorius

Koordinavimas yra grupių organizavimo procesas, kad jos dirbtų kartu darniai ir efektyviai. Paprastai tai yra hierarchinis procesas, nes kiekviena grupė gauna savo užduotį iš koordinatoriaus, kad pasiektų bendrą tikslą. Skiriant užduotis grupėms, koordinatoriaus tikslas yra, kad grupei būtų kuo lengviau atlikti savo užduotį.

Grupėms nėra būtina žinoti bendrą koordinatoriaus tikslą, kad galėtų atlikti jiems skirtas užduotis, tačiau grupėms gali būti naudinga suprasti, kaip jų pastangos prisideda prie bendros sėkmės.

Kai kurie laiko, jog koordinavimas yra vadybos esmė ir neatsiejama visų vadybos funkcijų dalis. Ji taip pat yra svarbi visų vadybos funkcijų susiejimui. Efektyvus vidinių ir išorinių komponentų koordinavimas padeda sumažinti sudėtingumą (tiek vidinių, tiek išorinių).

Duomenų apsaugos koordinatoriaus tikslas yra įgyvendinti Bendrojo duomenų apsaugos reglamento nuostatas įmonėje, įstaigoje ar organizacijoje. Tuo tikslu jis labai glaudžiai bendradarbiauja su organizacijos duomenų apsaugos pareigūnu. Duomenų apsauga visada turi būti pritaikyta konkrečiai įmonei, įstaigai ar organizacijai. Kad pasiektų tikslą, duomenų apsaugos koordinatorius turi nemažai dėmesio skirti koordinavimui organizacijos viduje, pavyzdžiui, turi būti atliekamas:

• Duomenų apsaugos užduočių atlikimo koordinavimas
• Personalo komplektavimas duomenų apsaugos užduočių atlikimui
• Darbuotojų nukreipimas, duodant jiems nurodymus duomenų apsaugos srityje
• Duomenų apsaugos užduočių ir funkcijų duomenų apsaugos srityje įvykdymo kontrolė ir kt.

Priklausomai nuo organizacijos struktūros, duomenų apsaugos koordinatorius gali turėti užduočių ir susijusių su išoriniu koordinavimu (pavyzdžiui, teikti periodines ataskaitas daugianacionalinės įmonės ar įmonių grupės duomenų apsaugos koordinatoriui).

Štai kodėl išoriniam duomenų apsaugos pareigūnui visada reikia „vidinio“ atstovo, organizacijos kontaktinio asmens, kuris būtų susipažinęs su struktūromis, procesais ir vidaus klausimais. Tai gali būti laikoma sąsaja tarp organizacijos ir išorės duomenų apsaugos pareigūno.

Duomenų apsaugos koordinatorius: kada jis reikalingas

Teisės aktai nereikalauja organizacijų turėtų duomenų apsaugos koordinatoriaus. Tačiau įmonėse, turinčiose sudėtingas įmonių struktūras ar valdančiose didelės apimties asmens duomenis duomenų apsaugos pareigūnui, nesvarbu, ar jis išorinis, ar vidinis, yra labai sunku vienam įgyvendinti BDAR reikalavimus. Todėl be duomenų apsaugos pareigūno rekomenduojama paskirti ir duomenų apsaugos koordinatorių, žinantį organizacijos strategiją atitikties požiūriu, jos procesus ir išteklius (pvz. darbuotojus, technologijas).

Kad duomenų apsaugos pareigūnas galėtų vykdyti savo funkcijas, pavyzdžiui informuoti duomenų valdytoją ar tvarkytoją apie duomenų apsaugos prievoles, jam reikalinga kitų organizacinių padalinių palaikymas. Reikalingi pagalbiniai duomenys, susiję vidaus teisės aktai, jų projektai, dokumentai, taip pat prieiga prie asmens duomenų ir tvarkymo operacijų. Vadinasi, duomenų apsaugos pareigūnas yra būtent tas atstovas įmonėje, kuris gali visu tuo aprūpinti išorinį duomenų apsaugos pareigūną. Duomenų apsaugos koordinatorius daugiausia padeda išorės duomenų apsaugos pareigūnui atlikti šias užduotis:

• Surinkti būtiną informaciją,
• Tvarkyti, atnaujinti, prižiūrėti ar rengti duomenų apsaugos dokumentus,
• Įgyvendinti organizacijos strategiją atitikties požiūriu, išlaikyti įstatymų reikalaujamą arba vadovybės pageidaujamą duomenų apsaugos lygį (pavyzdžiui, didinant darbuotojų informuotumą),
• Įgyvendinti standartinius procesus (pvz., duomenų subjektų prašymų, asmens duomenų pažeidimų valdymas),
• reguliariai teikti ataskaitas DAP.

Organizacijose, kuriose nėra paskirtas duomenų apsaugos pareigūnas, duomenų apsaugos koordinatoriui gali būti pavesta atlikti ir duomenų apsaugos pareigūno funkcijas.