Teisinis pagrindas
Teisinis pagrindas
2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamento (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas) (toliau – BDAR) 30 straipsnis numato duomenų valdytojams ir duomenų tvarkytojams bei, kai taikoma, ir jų atstovams, pareigą tvarkyti duomenų tvarkymo veiklos įrašus, kuriuose būtų detaliai aprašytas atliekamas asmens duomenų tvarkymas. 2018 m. birželio 20 d. VDAI parengė rekomendaciją dėl veiklos įrašų tvarkymo.
Duomenų tvarkymo veiklos įrašų paskirtis
Duomenų tvarkymo veiklos įrašų paskirtis
Duomenų tvarkymo veiklos įrašuose fiksuojamas vykdomų asmens duomenų tvarkymo operacijų registras. Juose numatomi konkretūs Organizacijos tvarkomi asmens duomenys, jų tvarkymo tikslai, saugojimo terminai bei tvarkymo teisiniai pagrindai. Veiklos įrašais privalo vadovautis Organizacijos darbuotojai. Organizacijos vykdoma asmens duomenų tvarkymo veikla privalo tiksliai atitikti duomenų tvarkymo veiklos įrašuose aprašytą veiklą. Organizacijoje gali būti tvarkomi tik tie asmens duomenys ir tik tuo tikslu bei tuo teisiniu pagrindu, kurie nurodyti duomenų tvarkymo veiklos įrašuose.
Kai taikoma, duomenų tvarkymo veiklos įrašų tvarkymas taip pat yra viena iš priemonių įgyvendinti atskaitomybės principą.
Allaw įrankis duomenų tvarkymo veiklos įrašams
Allaw įrankis duomenų tvarkymo veiklos įrašams
Organizacijos, tvarkančios duomenų tvarkymo veiklos įrašus xls arba word forma jau suprato, kad toks duomenų tvarkymo veiklos įrašų vedimas ne tik nepatogus, bet ir gaišina laiką: juos pildant, randant reikiamą informaciją. Allaw duomenų apsaugos pareigūno (DAP) naudojamas elektroninis įrankis turi bent keletą privalumų. Jie suteikia naudą ne tik duomenų apsaugos pareigūnams, bet ir Organizacijų darbuotojams, teikiantiems DAP-ui informaciją apie naują ar pasikeitusią duomenų tvarkymo veiklą, arba esamos duomenų tvarkymo veiklos nutraukimą:
Patogesnė ir greitesnė, mažiau painiavos kelianti tvarkomų asmens duomenų, sistemų ir informacijos išteklių inventorizacija
Aiški informacija apie visas asmens duomenų tvarkymo veiklas vienoje vietoje
Greita reikiamos informacijos paieška vienoje vietoje, filtravimas reikiamais pjūviais
Supaprastintas duomenų tvarkymo veiklos ir ataskaitų procesas.
